Av Dana Wagler
Oavsett vad för livsmedel och hur man producerar det är balansen mellan tid och lönsamhet en avgörande parameter för att verksamheten ska hålla i längden. Ett sätt att effektivisera logistiken och samtidigt öka lönsamheten är att ta bort eller minimera alla moment som inte direkt ökar värdet i slutprodukten. I det här kapitlet kommer jag berätta om olika verktyg andelsjordbruket Three Oaks Community Farm tillämpar för effektivisering och logistik. Dessa metoder är egentligen inte direkt kopplade till andelsmodellen utan kan passa alla verksamhetsformer.
LEAN arbetsflöde på gården
I början av handboken beskrivs den japanska konceptet teikei. Nu kommer vi återvända till Japan men istället pratar om konceptet Lean.
“Lean är en metod som först utvecklades på Toyotas bilfabriker för att identifiera, minimera och eliminera alla faktorer som inte skapar ett värde. Även om den är skapad för att för att användas i en industri så är det väldigt mycket som går utmärkt att tillämpa [på en gård]. En första tanke när man börjar sätta sig in i Lean är att det bara handlar om att kunna producera mer på kortare tid. Så behöver det inte vara. Tvärtom är det dina egna mål som ska vara i fokus. Det är du som avgör vad som är av värde [i din verksamhet] oavsett om du odlar [eller producerar] till försäljning eller till husbehov. Har du dina mål klara för dig är Lean framförallt ett redskap för att nå de målen.”
Källa: Ringqvist, Jonas Ordning och Reda i Odlingarna, Del 1, Tidningen Åter 3/2019
Men hur kommer man fram till sina mål? För mig har Allan Savorys Holistic Management Framework varit avgörande för att komma fram till mina egna mål. Jag skriver mer om vad detta är och hur man gör under rubriken ”Holistic management som planeringsverktyg”.
När målbilden har klarnat kan man börja titta på hur man ska kunna uppnå sina mål på bästa sätt. För detta tycker jag att de 5 stegen i Ben Hartmans bok ’The Lean Farm’ kan vara bra verktyg.
- Behåll endast de verktyg/maskiner som ökar värdet på produkten
- Låt kunden definiera värdet
- Identifiera stegen som ökar värdet på produkten
- Ta bort allt som inte ökar värdet
- Tillämpa praktiken ständig förbättring
Nedan kommer jag presentera delar av Ben Hartmans bok i egen översättning, samt mina egna och andras erfarenheter och tillämpningar av Lean inom andelsjordbruk.
Behåll endast de verktyg/maskiner som öka värdet på produkten
Lean går ut på att hålla ordning och reda på våra arbetsplatser. Grönsaksproducenten Jonas Ringqvist från Bossgården sammanfattar den första principen så här:
“För många saker som man inte använder innebär inte bara att det är svårt att hitta det man faktiskt behöver. Saker tar inte bara plats i lador och uthus. De tar också plats i vårt medvetande och stjäl tid och kraft från tankar på det som är viktigt. Det handlar om saker som behöver lagas som man inte hinner med, men som man återkommande få syn på och får lite dåligt samvete. Det kan handla om saker som man har en idé om att man någon gång vill använda, men egentligen inte har tid till. Dessa saker stjäl uppmärksamhet och tankekraft och oftast känner man en lättnad när man väl gör sig av med dem. Så att rensa ut saker som inte behövs skapar inte bara plats i ens medvetande och hjälpa till att fokusera på det som skapar värden, både i livet och i produktionen.”
Källa: Ringqvist, Jonas Ordning och Reda i Odlingarna, Del 1, Tidningen Åter 3/2019.
På Ben Hartmans gård sorterar de genom verktyg/maskiner två gånger per år. De säljer eller skänker bort dem som inte använts och placerar dem som används flitigt lättillgängligt så nära där det ska användas som möjligt.
Låt kunden definiera värdet
Att låta kunden definiera värdet är inte samma sak som att kunden sätter priset på er produkt. Det som Ben Hartman menar med att definiera värdet är att vi producenter har ett ansvar att producera precis det som konsumenten vill ha när de vill ha det och i den mängder de vill ha det. Men även om det finns en klokhet i hans tankesätt kan det vara begränsande att hårddra den principen. Konsumenten kan ju bara utgå från det hen känner till. Det kanske finns grödor som vi producenter kan introducera och genom tips och recept lära konsumenten se värdet i. För t.ex. en köttproducent kanske det handlar om att höja värdet i framdelsköttet. Det viktiga dock, tycker jag, är att ha ett forum för dialog, så att företagsrelationen kan förbättras för varje år. Direktkontakten med konsumenterna via andelsjordbruksmodellen ger en ypperlig möjlighet till denna sorts kommunikation.
Identifiera stegen som ökar värdet på produkten
När man har kommit fram till de olika stegen som har en direkt påverkan på värdet av slutprodukten är det viktigt att fokusera på att kunna effektivisera just de stegen. När man tänker på det så är det faktiskt inte så många steg i produktionskedjan som faktiskt ökar värdet. Grönsaksodlaren Ben Hartman har identifierat tre steg i sin produktionen som skapar värde nämligen; att så frö, skörda grönsaker och tvätta grönsaker. Man kan också tänka på det så här: vilka steg är helt nödvändiga för att få fram produkten? De här stegen kommer naturligtvis vara olika beroende på vad, hur och var man producerar. På grönsaksodlingen Three Oaks Community Farm är inte tvättning av grönsakerna helt nödvändigt men däremot buntning/paketering av de olika grönsakerna på grund av min leveransmetod. Enligt no-dig-metoden odlar jag i kompost istället för jord och därför behöver de flesta av mina grönsaker inte tvättas alls. Maja Söderberg från andelsjordbruket Nybrukarna anser att tvättning av grönsaker också kan minska värdet eftersom vissa grönsakers hållbarhet faktiskt minskar vid tvättning. Hon anser även att tvättning kan också leda till att tiden mellan skörd och leverans blir längre (inte lika nyskördat) samt att känslan av att det kommer ’direkt ur jorden’ försvinner.
Ta bort allt som inte ökar värdet på produkten
Enligt Lean klassas allt, som inte ökar värdet på en produkt, som svinn. Svinnet kan delas in i 10 olika kategorier. Även om det inte går att ta bort allt svinn ur produktionen så kan man hela tiden aktivt arbeta för att minimera det.
- Överproduktion: investerade resurser i något som inte säljer
- Väntetid: produkter eller människor som står och stampar
- Onödiga transporter: för mycket körning = mindre tid i produktionen
- Överarbete: saker man gör som kunden inte märker eller bryr sig om
- För mycket inventarier: oanvända grejer man köpt in eller för många produkter på lagret
- Onödiga rörelser: arbete som inte ökar värdet på produkten
- Dålig produktkvalitet: mindre styckpris eller pris per kg
- Onödig ansträngning: onödig energiinsats för att utföra ett steg i produktionskedjan
- Ojämn produktion och försäljning: oförutsägbarhet i verksamheten
- Oanvänd talang: slöseri med potential
Lean ska inte förväxlas med billigt. Det handlar inte om att producera mat så billigt som möjligt. Fundamentalt handlar Lean om att hitta vad konsumenterna värdesätter och att styra produktionen därefter samt att inspirera producenter att leverera högt värderade livsmedel med höga vinstmarginaler. “Food is not a commodity to be produced as cheaply as possible. It is the living matter that fuels our systems” skriver Eliot Coleman I sin bok Four Season Harvest, 1999.
Säker förvaring och transport av livsmedel
När produkten når fram till kunden måste man kunna bevisa att den är säker att konsumera. Det finns olika riktlinjer och regler för olika livsmedel och detta diskuteras i detalj i avsnittet om Regler och Livsmedelshygien
Hur man väljer förvara sina produkter kommer variera beroende på vad det är man producerar och vad man har för befintlig infrastruktur eller budget för att bygga om eller bygga nytt. När man har skaffat sig kunskaper om livsmedelshygien är nästa steg att fundera igenom hur man kan förvara sina produkter på smidigaste tänkbara sätt. Tänk igenom ditt arbetsflöde och ergonomi noggrant innan du bygger om eller bygger nytt. Under de första åren kan det vara klokt att inte lägga allt för mycket resurser på statisk infrastruktur innan man hunnit testa hur den fungerar i praktiken ett tag.
Det optimala är att man förvarar produkterna i anslutning till eller i närheten av där de hanteras innan förvaring. Detta för att minska onödig transport (tid och energi) och optimera utnyttjandet av lokaler. Detsamma gäller när produkterna sedan ska ut till konsumenterna. Se gärna till att det går att köra upp till eller i närheten av din förvaring.
Att vara lantbrukare egentligen innebär ofta att vi håller på att flytta omkring på saker. Om vi frågar oss själva varför, hur och när vi flyttar på dessa saker går det sannolikt lättare att komma fram till hur vi kan minimera flyttandet och göra det flyttande som krävs så smidigt och lättsamt som möjligt.
Slutligen i kundens hand
Det finns många olika sätt varorna man producerat kan hamna i kundens hand. En del producenter kör varorna direkt hem till kund, andra kör ut varorna till en eller fler utlämningsställen eller kommer överens att varorna ska hämtas på gården. Huvudsaken är att det blir smidigt för båda parter.
På Three Oaks Community Farm har vi två olika upphämtningsalternativ, antigen i samband med REKO i Norrköping eller på gården. Alternativen skiljer sig lite grann och jag ska beskriva hur vi gör i båda fallen.
Hämtning i Norrköping
I Norrköping tar prenumeranterna själva med sig något att packa veckans andel i. Grönsakerna står framme i en rad lådor med färdiguppdelade portioner. Varje prenumerant tar en portion av varje grönsak och packar ner i sin medtagna kasse/låda/korg. En portion kan t.ex. vara två broccolihuvuden eller 300 g ärtor. Det står även en ’byteslåda’ där man får lämna något man kanske inte tycker om och istället ta något annat och en skylt med en lista över ’veckans skörd’ så man kan dubbelkolla att man fått med allt. En del grönsaker som t.ex. tomater och bönor packas i återanvändningsbara plastlådor. Det är tänkt att prenumeranterna diskar och återlämnar dessa lådor vid nästa upphämtningstillfälle. Det här systemet minskar användning av förpackningar betydligt vilket vi tycker är viktigt. Grönsaker som inte hämtas skänks till Matbanken via Hela Människan i Norrköping som lagar fredagsbuffé till behövande.
Hämtning på gården
För de som hämtar på gården står grönsakerna redan färdigpackade i kylen i papperskassar. Andelsägarna får en kod till kylen i början av säsongen så att de inte behöver passa tider. Det står även en skylt där med veckans skörd och de får självklart också tillgång till en byteslåda. Om man väljer att hämta på gården finns det större flexibilitet i upphämtningstiden eftersom andelsägarna får komma efter en viss tid på skördedagen fram till helgen när det passar. Grönsakerna som inte hämtas på gården skänks antingen till mig, min granne eller mina höns : )
Kommunikation mellan producenten och konsumenten
Hur man kommunicerar med sina andelsägare kommer naturligtvis variera från gård till gård. Det kan vara värt att tänka igenom hur och när man ska kommunicera med andelsägarna innan säsongsstart för att det ska kunna göras så smidigt som möjligt. Gränsen mellan att vara personlig och effektiv kan vara hårfin. För mig har det varit viktigt att vara överens med mina andelsägare om hur kommunikationen går till. Min erfarenhet är att andelsägarna uppskattar regelbunden information, som är tydlig, kortfattad och lättillgänglig. Överlag verkar det som att tydlighet kring ”regler” och en rimlig begränsning av valmöjligheter uppskattas.
Vad behöver man t.ex. kommunicera kring i ett andelsjordbruk?
- information
- rapporter från produktionen
- leveranser/upphämtning
- betalning och fakturor
- förseningar eller av/ombokning av leveranser
- events/händelser
- utvärdering
Vad finns det t.ex. för olika kommunikationsmedel?
- post
- mejl
- sociala medier
- hemsida
- telefon
- SMS
Några ord om standardisering
Alla odlingsbäddar på Three Oaks är 75 cm breda och 10 m långa. Bredden bestämde jag för att de flesta småskaliga odlingsverktyg och maskiner som numera säljs är av den bredden. Om man har en kratta som är bara 30 cm bred behöver man räfsa dubbelt så mycket som om man har istället ha en kratta som är 75 cm. Standardiserade bäddar betyder även att all fiberduk, insektsnät och annat material passar på alla bäddar. “Att slippa lägga tid på att leta efter ’rätt’ sak sparar mycket tid. Den tiden kan användas till betydligt roligare eller nyttigare saker” skriver Ringqvist (Tidningen Åter nr 3 sida 5 2019). Det kanske inte låter som en stor grej men om man räknar ihop tiden alla dessa till synes små moment kräver över en dag, en vecka och ett år kan man spara förvånansvärt mycket tid och energi genom att standardisera alla moment i arbetsflödet. För mig är att arbeta systematiskt i en välstrukturerad arbetsmiljö ett rent nöje!